Çağrı Merkezi Kurulumu

Firmalar, amaç ve ihtiyaçlarına göre inbound veya outbound çağrılarını başlatmak ve yönetmek için çağrı merkezleri kurar. Çağrı merkezi kurulumunda gereken verimliliği sağlamak en önemli odak noktası olmalıdır.

CeyBer, Çağrı Merkezi Çözümlerinde, donanım, yazılım, kurulum, uygulama, raporlama, iyileştirme" zincirinin tüm halkalarında size yardımcı olabilecek insan kaynağı, süreç birikimi ve teknolojiyle yanınızdadır."

Mevcut Coronavirüsten ötürü bir çok firma saha satışlarını çağrı merkezi sistemlerine çevirmeyi benimsemeyi zorunlu kıldı. Biraz Çağrı Merkezi kurmak için gerekli olan detayları belirtmek gerekirse, tipik bir çağrı merkezi her gün çok sayıda çağrıyı yönetir. Ne yazık ki, boş bir alana masa, sandalye ve temel bir telefon sistemi bu kadar yüksek sesli aramaları yapamaz. Bu çağrı hacmini yönetmek için çağrı merkezi altyapısı için yatırımı gereklidir.

İlk önce zaten amacı olan iletişim hatlarınızın doğru kalitede olması lazım;

- Hat Tipleri

Olabilecek en iyi seçenekleriniz:

1. PBX (Private Brach Exchange)

Bu sistemler fiziksel telefon işlemleri ve geleneksel telefonlarla çalışır.

2. IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange)

Bu sistem VoIP (İnternet Protokolü üzerinden Ses) üzerinden iletişimi gerçekleştirir. Bu, temsilcilerinizin geleneksel telefonu hattı yerine internet bağlantısı üzerinden yönlendirilen telefonları kullanmak üzere kullanılır. Bu sistem, hatlarınız için PBX'ten daha hafiftir; çünkü sunucunuz/serverınız şirket içi veya uzaktan bağlantı yerleştirilebilir.

3. Sanal VoIP (Voice over Internet Protocol)

Sanal/Virtual VoIP şu anda en popüler iş telefonu/ call center sistemidir. Masaüstünüzdeki bir uygulama kullanın her çağrı gerçekleştiği için herhangi bir donanım kurulumu gerektirmez. Çalıştırmak için sadece bir çift kulaklığa ihtiyaç vardır ve sunucuya uzaktan çalışır. Bu, sanal bir çağrı merkezi için mükemmel bir seçenektir ancak sunucu etkileşiminin doğru ayarlanması elzemdir.

Ve bu etkileşim için sizin ihtiyaçlarınıza göre doğru bir arayüzle sunulmalı. CRM ise bunun içindir.

- CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) Sistemi

Çağrı merkezi temsilcilerinin müşteri kayıtlarını saklanması ve değerlendirilmesi gereklidir. Temsilcinin, doğru performansla arayanlarla etkileşim kurmasını ve etkileşimde kalmasını sağlar.

Tüm bunlar çağrıda mevcutsa, endişelerinizin daha iyi ele alabileceğinizi düşünebilirsiniz.

Ama bu bilgileri, doğru kişilerle, doğru zamanda, doğru şekilde nasıl saklar ve erişirsiniz?

CRM ile.

CRM, tüm müşteri hizmetleri için depolar ve ihtiyaç duyduklarında Temsilcilerinize (Agentlarınıza) sunar. CRM ile, temsilcinin tüm bu verileri bir arada kullanabilmesi imkanını yönetebilirsiniz!

VoIP sisteminiz ile CRM mevcut ise birbirini entegre edilmesi gerekir ki, bir müşteri onu aradığında, tüm ayrıntılarını anında temsilci görebilsin. Böylece ortaya doğru performans ve gerekli iç iletişim sağlanabilsin.

- İç İletişim Sistemi

Dahili iletişim, çağrı merkezinizin başarısında büyük rol oynar. Temsilcilerinizin birbirleriyle endişelerini iletebilmeleri ve gerektiğinde amirlerin gidilmeleri gerekir.

Temsilcilerinizin işleri hızlı bir şekilde yapmak için aramalar ve görevler üzerinde işbirliği yapmalarına olanak tanır. Bu uygulamalarda ayrıca, müşteriye özel ekipler gibi belirli kişilerle iletişim kurmak için kullanabileceğiniz kanallar / gruplar da kurulabilir. Böylece performansınız gerekli seviyelere çıkar

- Performans İzleme Aracı

Çağrı merkezi yönetimi çok kolay değil.

Zorunda kalacağınız olan detaylar;

Yeni teçhizatların kullanımı

Finansman yönetimi

Gözetmen denetiminde müşteriyle iletişim

Doğru noktalarda beyin fırtınaları

Ve daha birçok denetlenecek, çalışanlarınızı manuel olarak izlemek için saatler harcamanız gerekir, değil mi?

Ancak aynı zamanda onları denetimsiz bırakmayı göze alamazsınız. Bu, sürekliliği olmayan verimlilik ve daha düşük müşteri memnuniyeti oranlarına yol açabilir. Bu performası denetlemek için ise yönetim sisteminizi doğru oturtmanız çok mühimdir.

 

Hadi hemen temasa geçin!